Situatiile financiare anuale (bilanturile) trebuiesc depuse, incepand cu cele pentru anul 2009 numai la Oficiul National al Registrului Comertului, spre deosebire de anii anteriori cand se depuneau si la Administratia Financiara. Ca urmare a modificarii, situatiile financiare depuse la ONRC vor trebui sa contina insa si documentele care erau mai inainte cerute doar la Administratia Financiara, si chiar unele care nu erau cerute.
Legea societatilor comerciale prevede depunerea acestor situatii financiare in termen de 15 zile de la data adunarii generale care le aproba. In realitate nimeni nu se leaga de termenul asta de 15 zile, insa s-au vazut cazuri in care firme au fost radiate pentru ca nu si-au depus una sau mai multe situatii financiare la ONRC, sau au fost amendate de Garda Financiara pentru acelasi lucru.
Legea Societatilor Comerciale nr. 31/1990
Art. 185. – (1) Consiliul de administraţie, respectiv directoratul, este obligat ca, în termen de 15 zile de la data adunării generale, să depună la registrul comerţului copii pe suport hârtie şi în formă electronică sau numai în formă electronică, având ataşată o semnătură electronică extinsă, ale situaţiilor financiare anuale, însoţite de raportul lor, raportul cenzorilor sau raportul auditorilor financiari, precum şi de procesul-verbal al adunării generale, în condiţiile prevăzute de Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată.
Legea Contabilitatii, nr. 82/1991, prevede pentru depunerea bilantului un termen de 150 de zile de la incheierea anului fiscal. Asta inseamna de obicei sfarsitul lunii mai.
Legea Contabilitatii nr. 82/1991
Art. 35. – (1) Termenele pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale sunt următoarele:
a) pentru societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de
cercetare-dezvoltare, 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar;
(1”) Persoanele care de la constituire nu au desfăşurat activitate, cu excepţia societăţilor comerciale, precum şi cele aflate în lichidare, potrivit legii, vor depune o declaraţie în acest sens, în termen de 60 de zile de la încheierea exerciţiului financiar, la unităţile teritoriale ale Ministerului Economiei şi Finanţelor.
Pentru depunere se completeaza o cerere de depunere a situatiilor financiare in 2 exemplare (una pentru ONRC, una pentru firma ca si dovada a depunerii) astfel:
- IV.1 – datele administratorului si numele celui care depune bilantul la ONRC (prin NUME_DEPUNATOR conform IMPUTERNICIRE)
- IV.2 – datele firmei
- IV.3 – adresa firmei (nu sunt obligatorii fax, email, website)
- IV.4 – solicit depunerea situatiilor financiare (bifat) pentru ex. financiar 01/01/2009 – 31/12/2009 (de exemplu)
- V.1. – sit financiare pe suport de hartie si in forma electronica – ? pagini
- V.2. – proces verbal al AGA – 1 pagina
- V.3. – raportul consiliului de administratie (bifat) – 1 pagina
- V.6. – dovada taxa registru – 1 pagina
- V.Total file: ?
- VI. data, stampila si semnatura administratorului
Numerele de pagini de mai sus sunt bazate pe situatiile financiare ale unui SRL fara complicatii. E posibil ca numarul de pagini sa difere, spre exemplu la SA el va contine si raportul de audit. Daca dosarul contine si alte documente in afara de cele prevazute in formular (si contine), numarul de pagini se trece la “situatii financiare pe suport de hartie”.
Se plateste o taxa de 14 RON (pana in 2010 a fost 12.5 RON) la casierie reprezentand “fond buletin HG 460/205″, “fond lichidare legea 85/2006″, “situatii financiare anuale”. Se primesc doua exemplare ale chitantei, una alba ramane la firma, cea rosie (roz?) se pune in dosar.
Ordinea in dosar (de incopciat cu sina) trebuie sa fie urmatoarea (de sus in jos):
- discheta cu bilantul in forma electronica (contine fisierele: UNITATE.TXT, DATE.TXT, SumeControl.txt – NU redenumiti aceste fisiere, altfel vi se respinge bilantul)
- dovada taxa registru (exemplarul rosu)
- cerere depunere situatii financiare – exemplarul pt. ONRC (aveti formularul aici)
- imputernicire a celui care depune bilantul (aveti model aici)
- bilant printat (11-12 pagini)
- hotararea AGA (aveti model aici; daca este asociat unic trebuie specificat in text si la semnatura ca este asociat unic; toti asociatii trebuie sa semneze AGA)
- raportul administratorului (aveti model aici)
- propunere de repartizare a profitului (aveti model aici) sau propunere de acoperire a pierderii (aveti model aici)
- declaratie a administratorului in conformitate cu prevederile art.30 din Legea contabilitatii nr.82/1991 (aveti model aici)
- balanta sintetica la 31.12.2009 (1+ pagini)
- note explicative la bilant (10 note conform)
Paginile din dosar se numeroteaza in coltul dreapta jos, incepand de jos in sus, astfel incat pe dovada de plata a taxei sa fie ultimul numar (in jur de 30-32 pentru o firma mica).
Pe dosarul de incopciat se trec numele firmei, numarul de ordine in registrul comertului (J__/___/___), codul unic de identificare si precizarea “bilant la 31.12.2009″.
Orice document care nu este in original (copie xerox) se marcheaza cu “copie conform cu originalul” si semnatura celui care depune.
Atentie, toate cele de mai sus trebuie respectate intocmai, cei de la ONRC fiind foarte atenti la aceste detalii. Cred ca e o chestie care tine de feng-shui-ul institutiei. 
Verificarea depunerii bilantului la ONRC pentru ultimii 3 ani se poate face pe pagina specializata de pe site-ul acestora: http://semnal.onrc.ro/cgi-bin/bilant.cgi
Exemplarul dumneavoastra din cererea de depunere, stampilat si cu numar de inregistrare, poate fi folosit ca dovada a depunerii. Unele institutii (banci, de exemplu) cer o dovada suplimentara, si anume o confirmare de depunere. Aceasta se poate cere, gratuit, de la ONRC si contine cateva date din bilant, pentru ca persoanele intresate sa fie sigure ca exemplarul pe care il prezentati contine aceleasi date cu cele depuse la ONRC.
Declaratiile de neactivitate care inlocuiesc bilantul se depun conform aceleiasi proceduri la ONRC, insotite doar de dovada platii taxei, cererea de depunere si imputernicire (4 pagini).
Diferente la ONRC Ilfov
Cele de mai sus sunt valabile pentru ONRC Bucuresti. La ONRC Ilfov am constatat urmatoarele diferente:
- factura se printeaza in doua exemplare pe o coala A4. Exemplarul al 2-lea, cel din josul paginii, este cel ce se pune in dosarul predat la ONRC.
- nu aveti nevoie decat de un exemplar din cererea de depunere. Cei de la ONRC Ilfov va vor lista fara sa cereti o confirmare de depunere.
- daca aveti mai mult de 10 bilanturi trebuie sa le depuneti dupa ora 16:00 (Programul pentru depunere bilanturi este Luni – Joi, 8:00 – 20:00)
Update ONRC Bucuresti – 21.05.2010
Nu se mai cer doua exemplare din cerere, ci va listeaza ei automat confirmarea de depunere. Pentru mai mult de 20 de bilanturi s-a deschis un birou la etajul 1.
